Un repas de qualité pendant votre congrès : une formule atypique pour votre conférence en Wallonie

Pour un client, Event Bossimé a organisé une conférence pour 70 médecins dans sa salle d’événement, tout en les sustentant à l’aide d’un repas de qualité préparé au restaurant. Découvrez-en plus sur ce congrès ci-dessous.

Adaptations dans l’organisation de la salle pour l’accueil de 70 personnes

Nombreuses personnes assistant à une conférenceAfin de pouvoir accueillir les 70 médecins, Event Bossimé a dû assurer quelques adaptations. Tout d’abord, il a été nécessaire d’adapter les horaires du restaurant afin de pouvoir accueillir la clientèle plus tôt que d’habitude, et ce afin de libérer la salle rapidement. Alors, il a été possible de recevoir les 70 convives.

L’événement avait lieu en deux parties. La première sous forme d’apéro dînatoire destiné à permettre à tous d’arriver et de pouvoir converser avec d’autres avant la conférence. La seconde partie sous forme de conférence. Pour celle-ci, 70 chaises avec tablette ont été installées permettant aux participants d’assister à la réunion tout en se restaurant.

Adaptation du menu afin de permettre aux personnes de manger sur les tablettes de leur chaise

Les médecins sont réputés pour avoir des horaires très chargés, et pour finir tardivement leur journée. Qui plus est, certains d’entre eux venaient de loin par rapport à Namur. Ainsi, il était important qu’ils puissent manger pendant la réunion étant donnée sa durée (3h30).

Le menu du restaurant a dû être adapté afin de correspondre aux circonstances du repas. Étant donné la place limitée dont disposait chaque convive, il était nécessaire de penser le repas autrement sans en affecter la qualité. Pour cela, le chef a fait le choix d’un menu présenté en verrines, à consommer à l’aide d’un seul couvert chacune. Celles-ci étant accompagnées de boissons accordées.

Des contraintes techniques supplémentaires pour le bon déroulement du congrès

Un accès aux réseaux Wi-Fi et 3G du restaurant étaient nécessaires, car un système de questions/réponses via smartphone devait être mis en place pour permettre l’interactivité durant le congrès. Au vu du nombre de participants, il était primordial d’assurer la flexibilité et la fluidité du réseau pour ce quizz.

Toujours selon le nombre de convives, il était nécessaire d’assurer un nombre suffisant de places de parking ! Les participants venaient en effet de l’ensemble de la Wallonie. Grâce à sa situation idéale, à proximité de l’autoroute et de Namur, Event Bossimé a su accueillir aisément les participants. Surtout que son parking permet facilement de compter nombre de véhicules. Pour faciliter encore le stationnement, un steward a été mis en place pour guider les personnes vers les différentes places inoccupées.

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Event Bossimé en quelques images

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